1年分の学校メールが届く時間帯をグラフにし、AI社員の確認時刻を決める

担当業務

学校・学区・学校アプリからのメールの中から、早帰りや安全連絡など本当に必要なものだけを拾うこと。

使用ツール

• Grok Bot
• Gmail / Outlook

仕事の進め方

1. Grok Botに過去12か月のメールから学校関係のものを抜き出させ、送信者・件名・時刻だけを読んで件数を数えさせる（開封・移動・削除はさせない）
2. 受信時刻を1時間ごと・曜日ごとのグラフにして、集中する時間帯と静かな時間帯を確認する
3. 数分おきに受信箱を見続けると利用枠を消費するため、グラフから確認スケジュールを提案させる（平日15〜19時と日曜午後の配信時刻は15分おき、平日日中は45分おき、深夜と土曜は休み）
4. 通知のルールも決める。安全に関する連絡と予定変更はすぐ通知し、ほかに知っておくべきものは1日1回のまとめにする。設定を有効にする前に本人に確認させる
5. 同じ仕組みをテンプレートとして公開し、使ったプロンプトも記事に載せている

成果 投稿者による

• 学校メールは1年で約285通。最も多いのは15時台の69通で、日曜の57通のうち47通が15時台（週1回のニュースレターとみられる）、土曜は年間4通だった
• メールが届かない時間の確認をやめることで、AIの利用枠のむだを減らせると投稿者は説明している（削減量の数値の記載なし）

元ポストの反響 X APIから取得

X上の数値（2026-11-14 取得）

いいね

1

リポスト

1

返信

4

引用

0

ブックマーク

0

表示回数

246

X APIで取得した元ポストの公開数値（取得時点）です。投稿者が報告している「成果」とは別のもので、反響の大きさの目安として掲載しています。

元ポスト（配属元）

X記事「How to Stop Babysitting School Email」。数値は投稿者自身の受信箱（2025年10月〜2026年10月）の集計。